"Master data on kuralla, ei me voida aloittaa uutta projektia."

Toimitusketjukonsulttina yksi työtehtävistäni on aina ollut ratkaisujen myyminen. Koska IT on mukana kaikessa, mitä bisneksessä tapahtuu, aihe on väistämättä jollain painolla osana myytävää ratkaisua. Asiakkaan kanssa saatetaan aika nopeastikin saavuttaa yhteisymmärrys perustelluista kehittämistarpeista ja saatavista hyödyistä, mutta IT:n putkahtaessa keskusteluun jalka menee helposti jarrulle. Syitä on erilaisia. Yksi monesti kuulemani perustelu on, että master data on rikki ja se pitäisi laittaa kuntoon ennen kuin voidaan aloittaa mitään uutta. Toki tuo on voinut olla "force majeure" selitys myyjästä eroon pääsemiseksi, mutta usein ihan aito kuva tilanteesta.

Master datan ylläpito on aiheena kuin matematiikka - apuväline palvelemaan tosielämän käyttötarpeita, siis liiketoimintaprosesseja. Kuten ilman huippuluokan matikkataitojakin voi hienosti menestyä arjessa, master datasta huolehtiminenkin saatetaan jättää heikolle hoidolle, syitä seuraavassa.

• Ei prioriteettia: Ai niin, deadline datan kuntoonlaitolle oli viime viikko, mutta aika meni sen tuotannossa olleen ongelman hoitamisessa. Vastuu master datan ylläpidosta ja laadusta on samoilla henkilöillä, jotka pyörittävät päivittäisiä operaatiota. Normihommat, tulipalojen sammutus jne. vievät työajan ja energian, ja keskittymistä vaativat analyysit ja ylläpito jäävät pätkähommiksi, tai tekemättä.

• Ei tarvetta: Meidän Penalla on kokemusta ja omat excelit. Tehtävät hoidetaan kokemuksen ja perimätiedon nojalla, suunnitelmat ja tapahtumat saadaan aikaan huonollakin master datalla.

• Ei painetta: Luotamme ihmisten ammattitaitoon, että asiat tulevat hoidetuiksi. Vaikka asia on toistuvasti esillä palavereissa, master datan laatua ei mitata, laatu ei ole kenenkään insentiiveissä eikä aihe johdon agendalla.

• Ei tukea: No eihän tuotteen hinta voi systeemeissä olla oikein, kun valmistuksen työvaiheiden yksikkökustannukset on poskellaan. Tilaus-, toimitus-, osto- jne. prosessien tapaan eri toiminnot yhdistävän master datan hallintaa ei kohdella ja johdeta prosessina. Samasta syystä IT-työkalujen käytettävyys ei pääse kehittämisagendalle.

Kyseessä on itseään ruokkiva ilmiö. Tulipalot, kiireet, omat excelit ja riippuvuus yksilöiden osaamisesta voivat olla seurausta master datan laadun laiminlyönnistä. Master datan korjaamiseen ei ole aikaa tai halua, mutta aina riittää aikaa ja motivaatiota ratkaista kysymyksiä ja pulmia, joita kenties ei olisi syntynytkään, jos master data olisi ollut kunnossa.

Itsekseen master data ei korjaannu. Eikä usein niinkään, että perustetaan oto:na tehtävä "master data kuntoon" -projekti. Tarvitaan radikaalimpaa. Toimiva keino voi olla käynnistää se pohdinnassa ollut liiketoimintaa parantava ja nykytilaa ravisteleva kehittämishanke, jonka tavoite ja tulokset vaativat laadukasta dataa.

• Tulee prioriteetti: projekti maksaa riittävästi (ja myöhästyessään vielä enemmän), joten projektiin kiinnitettäville henkilöille allokoidaan aikaa delegoimalla. Lisäksi konsulttilaskutus juoksee.

• Tarve datalle lisääntyy: data-katveet joudutaan peittämään, koska master datalle tulee useampia käyttötarkoituksia ja tarvitsijoita. Lisäksi riippuvuus Penan exceleistä ja kokemuksesta purkaantuu.

• Projektipaine: edistymistä, aikataulua ja kustannuksia raportoidaan ja seurataan aktiivisesti.

• Prosessi ja työkalut: prosessi-integraatio ja tarve ylläpidon järjestelmällisyydelle lisääntyy, jolloin prosessin sujuvuus ja työkalujen toimivuus otetaan kehittämiskohteiksi.

Huono master data on itsessään ongelma. Se on tavallisesti myös oire siitä, että yrityksessä on datan hallinnassa haasteita yleisemminkin. Jos on master datan takia tunne, että "ei me voida aloittaa uutta projektia", kannattaa sellainen aloittaa äkkiä.

Pekka