Peruspullaa vai sesongin herkkuja?

Tarjoillaanko teidän S&OP-palavereissa peruspullaa vai sesongin herkkuja?

Kahvikuppi kädessä, sama powerpoint kuin aina, samat KPI:t vihreinä tai punaisina, selitykset vain suullisesti. Tunnin päästä lähdetään omiin töihin. Jäi epäselväksi, mitä päätettiin ja kuka tekee mitä ja milloin.

Peruspullakokouksen tunnusmerkit ovat selvät.

·      Asiat perustuvat peruutuspeilinäkymään tai päälläolevaan tulipaloon, ei tulevaisuutta analysoivaan tuulilasinäkymään

·      Action pointit kirjataan, mutta niiden seuranta käydään läpi kevyesti – ja kohteliaasti jätetään kysymättä, miksi edellisessä kokouksessa sovittu puuhapiste on edelleen tekemättä

·      Raportointi korvaa päätöksenteon.

Strategia päivittyy, markkinatilanne muuttuu, kilpailija tekee jotain yllättävää – mutta S&OP-kokous menee samalla kaavalla. Prosessi on irrallaan siitä, mitä liiketoiminnassa oikeasti tapahtuu. Ylin johto on paikalla, jos aikataulu sallii. 

On käynyt selväksi, että tämä ei ole se paikka, jossa asioista oikeasti päätetään.

Kerätty kokouspalaute on positiivista – hiljaisuuden kautta. Peukut kirjataan tyytyväisyytenä.

Sesongin herkut ovat toista maata.

Agendalla ovat ajankohtaiset kysymykset:

·      Jos ollaan keskellä kasvuinvestointia, S&OP käsittelee myynnin, kapasiteetin ja kassavirran yhteensovittamista

·      Jos toimittajamarkkinoilla myllertää, fokus on häiriönsietokyvyssä ja skenaarioissa

·      Kokous tuottaa päätöksiä, joita juuri nyt tarvitaan.

KPI:t elävät tarkoituksen mukaan. Vakio-KPI:t kertovat, missä ollaan, tilannekohtaiset sen, edetäänkö meneillään olevassa muutoksessa haluttuun suuntaan. 

Omistajuus on aidosti ylimmällä johdolla. S&OP on johtoryhmän työkalu. Johto osallistuu ja antaa analyysitehtäviä ja päätösten tueksi. Kokouksista ei jäädä pois ilman oikeasti oikeaa syytä.

Panostus kokousten kunnolliseen valmisteluun on edellytys onnistumiselle. Kokoukseen tuodaan analysoitua tietoa, ei pelkästään vakioraportteja. Perustelut on tehty huolella. Aika käytetään ajatteluun ja päätöksiin, ei numeroiden katseluun.

Kehittäminen on jatkuvaa. S&OP:ia arvioidaan säännöllisesti: palveleeko se tällä hetkellä liiketoimintaa, miten parantaa?

Hyvä S&OP rytmittää strategian, myynnin, operaatiot ja talouden. Ja voi olla kilpailuetu.

Miten erottaa peruspulla sesongin herkuista? Yksinkertaisella kysymyksellä kelle tahansa osallistuneelle: muuttuiko jokin olennainen kokouksen seurauksena?

Jos sesongin herkut houkuttavat peruspullaa enemmän, muutos ei ala prosessikuvauksesta tai uudesta kokoussapluunasta. Se alkaa suorasta keskustelusta siitä, mitä S&OP:lta odotetaan. Onko se johtamisväline vai keskustelutilaisuus.

Jos ylimmän johdon omistajuus puuttuu, S&OP ei muutu. Kun johto alkaa tuoda kokoukseen oikeita kysymyksiä ja vaatia niihin vastauksia, muutos voi tapahtua nopeastikin.

Mitä teillä on kahvin kaverina seuraavassa S&OP-kokouksessa?