Visibility first – Näkyvyys ensin

Kirjailija Alan Lakein on osuvasti sanonut: "Planning is bringing the future to the present so that we can do something about it now" – Suunnittelu tarkoittaa tulevaisuuden tuomista tähän hetkeen, jotta voimme tehdä sille joitain.

​​​Vaikka Alan Lakein aforismissaan viittaakin tulevaisuuteen, on aiheellista pohtia, onko näkyvyys riittävää jo toteutuneisiin tapahtumiin, siis menneisyyteen niin, että on syntynyt ymmärrys liiketoiminnan olennaisuuksista. Mikä on tuote- ja asiakaskohtainen todellinen kannattavuus, millä tavoin eri tuotteiden kysyntä käyttäytyy, mikä on tuotevarastojen riittävä palvelutaso? Nämä esimerkkeinä tarpeista ymmärtää laadukkaiden päätösten tekemiseksi.​ 

Kun S&OP:n, SIOP:n, S&OE:n tai muulla nimellä kutsutun suunnittelun kehittämishanke tulee ajankohtaiseksi, sitä ei kannata aloittaa suunnitteluohjelmiston valinnalla ja implementoinnilla eikä edes suunnitteluprosessin määrityksellä ilman, että on aikaansaatu näkyvyys ja sen tuottama ymmärrys toimitusketjun olennaisuuksista. Panostaminen aluksi näkyvyyden ja ymmärryksen parantamiseen on paitsi hyödyllisin, myös nopein ja edullisin  tapa saada aikaan parannuksia toimintaan tässä ja nyt. Ja laadukkaampi suunnitteluprosessi IT-ratkaisuineen sitten, kun niiden aika tulee. 

Seuraavassa on kokemuksia toteutuneista hyödyistä, kun kehittämisen ensimmäinen askel on ollut näkyvyyden parantaminen:​ 

• Hyödyt alkavat toteutua heti: parempi ymmärrys ja syntyvät oivallukset parantavat toimintaa ja tehtäviä päätöksiä toimitusketjussa ilman, että on tarve muuttaa prosesseja tai organisointia​.

• Päätökset ja valinnat perustuvat faktoihin: yrityksen toiminnasta piirtyy dataan perustuva kuva, mikä toimii tukevana keskustelualustana sekä perustana suunnitelmille ja päätöksille korvaten tai täydentäen subjektiivisia näkemyksiä.

• IT-investointeja ei tarvita: monilla yrityksillä on hankittuna työkalut, joilla operatiivisista IT-järjestelmistä poimittu raaka-data saadaan kätevästi muokattua informaatioksi ja visualisoitua käyttäjille. Tai jos ei ole, tehokkaat IT-työkalut ovat edullisia hankkia ja nopeita oppia.​

• Pärjätään nykyisillä henkilöresursseilla: monet yritykset ovat toteuttaneet dataprosessinsa perustuen lukuisiin, toisiinsa liittyviin Excel-tiedostoihin, joiden ylläpito ja datan oikeellisuuden varmistaminen on työlästä ja aikaavievää. Datan käsittelyä helpottavat ja automatisoivat työkalut vapauttavat työaikaa rutiineilta arvoa tuoviin tehtäviin.​ 

• Suunnitteluprosessit kehittyvät paremmiksi: oivallusten kertyessä paranee ymmärrys, mitä asioita kannattaa tehdä, millä tavalla ja kenen toimesta.

• Saadaan ensimmäinen IT-ratkaisu suunnittelun tueksi: Esimerkiksi S&OP:n käyttöönoton alkuvaiheessa usein pelkkä näkyvyys tilannekuvaan ja työkalut datan peruskäsittelyyn riittävät, jolloin vältetään tilanne, jossa huomio siirtyy bisnesprosessin kehittämisestä IT-ratkaisun toteutukseen. 

• Suunnitteluohjelmiston implementointi onnistuu paremmin: suunnitteluprosessin kypsyessä tarpeet toimitusketjun suunnitteluohjelmistolle kasvavat. Näkyvyyden ja ymmärryksen parantuessa yrityksen kyvyt määrittää tarpeensa sekä toteuttaa ja käyttää suunnitteluohjelmistoa kehittyvät aivan uudelle tasolle.

Eli näkyvyys ensin – ja tulokset seuraavat.

Vaihdetaanko ajatuksia, miten sinä voisit saada parempia tuloksia toimitusketjustasi?​​

– Pekka